Для долгосрочного хранения всех вышеперечисленных материалов соблюдаются определенные условия:
- Госфильмофонд расположен в месте, удалённом от промышленных объектов, загрязняющих воздух пылью и вредными газами, а также от объектов, опасных в пожарном отношении
- Соблюдение температурно-влажностных режимов во всех хранилищах в зависимости от хранящихся в них материалов. Например: для киноплёнки на триацетатной основе температура хранения должна быть не выше 15℃ при относительной влажности воздуха 40-50%; для киноплёнки на нитро основе температура хранения не выше 10℃ при относительной влажности воздуха 40-50%; для магнитных фонограмм температура хранения в пределах 8-23℃ при относительной влажности воздуха 40-60%
- Видеокассеты (аналоговых BHS, супер VHS, BETACAM, SPI BETACAM digital, рекомендуется хранить при температуре от 8 до 18 ℃ при относительной влажности воздуха от 45-65%,
- Картриджи ленточные LTO при температуре 16-32℃ при относительной влажности воздуха 20-80%
- Все виды цифровых и аналоговых носителей хранятся в отдельном помещении с режимом хранения: температура от 18 до 26 ℃ при относительной влажности воздуха от 40-60%.
При долгосрочном хранении недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При выдаче фильмовых материалов из хранилищ необходимо провести акклиматизацию. Продолжительность акклиматизации зависит от условий хранения. Контроль и регистрация температурно-влажностного режима хранения осуществляется не реже двух раз в сутки с помощью измерительных приборов.
Чистота воздуха и самих хранилищ – один из важных факторов при хранении киноплёнки. Хранилища постоянно вентилируются так, чтобы не было препятствий свободному движению воздуха по всему хранилищу, а особенно вокруг и внутри стеллажей (на стеллажах «Елочка» коробки с киноплёнкой обдуваются воздухом со всех сторон). Влажная уборка пола и сухая уборка стеллажей и коробок проводится не реже одного раза в неделю.
Освещенность помещений фильмохранилищ – искусственная. Все материалы хранятся в темноте. Свет включается только для проведения работ в хранилищах.